Propesyonal na komunikasyon: paraan, mga tungkulin, mga prinsipyo ng proseso ng organisasyon

2024 May -akda: Miguel Ramacey | [email protected]. Huling binago: 2023-12-17 06:29

Ang propesyonal na komunikasyon ay mahalaga upang bigyang-daan ang mga tao sa isang kumpanya na makipag-usap nang mabisa sa isa't isa. Ang bilis ng trabaho ng buong enterprise ay direktang nakasalalay sa kung gaano kabilis at naa-access ang paglilipat ng impormasyon.

Ang mga propesyonal na komunikasyon ay gumaganap ng mahalagang papel sa paggawa ng pinakamabisang mga pagpapasya at pakikipag-usap sa mga ito sa koponan. Kung hindi maganda ang pagkakatatag nito, nagbabanta ito na magdulot ng mga negatibong kahihinatnan, na maaaring maipahayag sa mga pagkakamali sa mga napiling desisyon, sa paglitaw ng mga hindi pagkakaunawaan sa pagitan ng mga empleyado at ng manager, gayundin sa pagkasira ng mga interpersonal na relasyon.

Kahulugan ng konsepto

Ang mga propesyonal na komunikasyon ay mga pakikipag-ugnayan na isinasagawa sa larangan ng mga opisyal na relasyon. Ang kanilang pangunahing layunin ay upang makamit ang inilaan na mga resulta, malutas ang mga nakatakdang gawain, pati na rin ang pag-optimize ng ilang mga aktibidad. Kasabay nito, ang bawat isa sa mga kalahok sa mga propesyonal na komunikasyonmay sariling katayuan, pagiging boss, subordinate, kasamahan o partner.

Sa mga kasong iyon kapag ang mga tao sa iba't ibang antas ng career ladder (performer at manager) ay nakikipag-usap sa isa't isa, maaari nating pag-usapan ang tungkol sa mga subordinate na komunikasyon. Pagkatapos ng lahat, ang patayo ng mga relasyon ay malinaw na nakikita dito. Kapag nagpapatupad ng pakikipag-ugnayan batay sa prinsipyo ng pantay na pagtutulungan, maaari nating pag-usapan ang mga pahalang na komunikasyon.

Kaugnayan ng isyu

Ang propesyonal na komunikasyon ay isang pang-araw-araw na karanasan para sa mga tao. Nagaganap ito sa trabaho at sa mga paaralan, unibersidad at opisyal na institusyon. Ito ay isang komunikasyon sa pagitan ng mga mag-aaral at mga guro, mga subordinates at mga boss, mga kakumpitensya, mga kasosyo at kasamahan. Upang makamit ang layunin sa harap niya, ang bawat tao ay dapat na pamilyar sa mga paraan at prinsipyo ng naturang mga komunikasyon, dahil ang mga kasosyo ay kailangang makipag-usap sa parehong wika (parehong literal at matalinghaga), magkaroon ng isang karaniwang karanasan sa lipunan at maunawaan ang bawat isa.

Pagsunod sa mga pangunahing tuntunin ng komunikasyon sa negosyo

Paano gawing epektibo ang komunikasyon sa propesyonal na aktibidad hangga't maaari? Mangangailangan ito ng katuparan ng ilang kundisyon. Una sa lahat, ang komunikasyon ay dapat magkaroon ng isang malinaw na layunin. Kasabay nito, ang interes ng lahat ng taong kasangkot sa prosesong ito ay mahalaga sa pagkamit nito. Ang isang halimbawa ay ang pagtatapos ng isang kasunduan, pagtatatag ng mga ugnayan, pag-uugnay ng mga kaganapan, pagbuo ng pinaka-kanais-nais na mga kondisyon para sa pakikipagtulungan, atbp.

Sa lahatang mga kalahok sa komunikasyong propesyonal at negosyo ay kailangang makipag-ugnayan sa isa't isa, at gawin ito anuman ang mga personal na gusto o hindi gusto. Kasabay nito, obligadong sundin ang subordination, mga tungkulin sa trabaho, etika sa negosyo at mga pormal na paghihigpit. Ang huling konsepto ay nagpapahiwatig hindi lamang ng pagpapatupad ng iba't ibang mga protocol, nakagawian at mga regulasyon, kundi pati na rin ang karaniwang pangangailangan na kontrolin ang kapangyarihan ng sariling emosyon at igalang ang kausap.

Sa karagdagan, ang isa sa mga kinakailangang kondisyon para sa pinakaepektibong pagpapatupad ng komunikasyon sa negosyo sa mga propesyonal na aktibidad ay ang pamamahala nito. Ang pinuno ng kumpanya, bilang taong pinakainteresado sa paglutas ng mga gawaing kinakaharap ng pangkat, ay dapat munang alagaan ang gayong sandali. Mahalaga para sa kanya na hikayatin ang kanyang mga empleyado na makahanap ng pinakamahusay na solusyon, dahil kung hindi, mananatili silang mga passive observer, na hindi nag-aalok ng anumang mga ideya.

Mga tool sa komunikasyon sa negosyo

Ang propesyonal na komunikasyon ay isang makabuluhang pagnanais ng isang tao o isang buong grupo ng mga tao na udyukan ang isang empleyado o ang buong pangkat na kumilos na kahit papaano ay maaaring makapagpabago ng sitwasyon o mabaling ang usapan sa ibang direksyon.

May ilang mga tool na magagamit para sa pagpapatupad ng plano. Kaya, ang paraan ng propesyonal na komunikasyon ay kinabibilangan ng:

1. Regular na mail. Sa lahat ng paraan ng komunikasyon sa negosyo, ito ang pinakaluma. At sa bagay na ito, ang tradisyunal na mail ay may bilang ngpagkukulang. Binubuo ang mga ito sa isang mababang bilis ng paghahatid ng mensahe, isang mas kumplikadong disenyo ng mga titik (kung ihahambing sa iba pang mga uri ng komunikasyon), atbp. At hindi ito banggitin ang katotohanan na ang sistemang ito ay hindi palaging gumagana sa tamang antas. Ngunit ang regular na mail ay ginagamit pa rin ngayon bilang isang paraan ng mga propesyonal na komunikasyon. Ang pangunahing bentahe nito ay isang napaka-katanggap-tanggap na paraan upang ilipat ang mahahalagang dokumento sa pagitan ng mga kasosyo. Sa mga ugnayang pangnegosyo, maaari ding gamitin ang ganitong paraan gaya ng pagpapadala ng mga telegrama. Ang serbisyong ito ay ibinibigay din sa pamamagitan ng koreo.
2. Koneksyon sa telepono. Ito ay isang napakahusay na paraan ng komunikasyon sa negosyo. Gayunpaman, ang mga negosasyon sa telepono ay hindi legal na may bisa. Dapat isaalang-alang ang puntong ito kapag gumagamit ng mga propesyonal na komunikasyon, habang gumagamit ng iba pang paraan.
3. Email. Ang medyo bagong paraan ng komunikasyon sa negosyo ay tinatangkilik ang karapat-dapat na katanyagan. Ang isa sa mga pangunahing bentahe nito ay ang kumbinasyon ng anyo ng mga nakasulat na komunikasyon (nakapirming teksto) na may mga katangian na mayroon ang oral na komunikasyon, sa anyo ng bilis ng paglipat ng impormasyon at ang posibilidad na makakuha ng halos madalian na tugon. Dahil sa mga katangiang ito, ang e-mail ay isa sa mga pangunahing paraan na ginagamit para sa paghahatid ng mga mensahe na hindi pormal.
4. Fax. Gamit ang isang espesyal na device, napakabilis mong mailipat ang isang kopya ng anumang dokumento sa iyong kapareha. Ang bilis ay isang walang alinlangan na bentahe ng facsimile na komunikasyon. Gayunpaman, ang mga dokumento na ipinadala sa ganitong paraan ay walang legal na puwersa, dahil wala silaorihinal na mga lagda at selyo. Iyon ang dahilan kung bakit, sa karamihan ng mga kaso, ang fax bilang isang paraan ng komunikasyon ay ginagamit lamang para sa agarang pagpapadala ng mga dokumento. Maaari lamang silang tanggapin para sa pagpapatupad kung ang mga orihinal ay ipinadala pagkatapos ng mga ito sa pamamagitan ng regular na koreo. Dapat tandaan na ipinagbabawal na magpadala ng mga dokumentong may markang “Para sa Opisyal na Paggamit” o “Kumpidensyal” sa pamamagitan ng fax.

Komunikasyon sa negosyo

Oral contact ay palaging nasa puso ng propesyonal na komunikasyon. Isinasagawa ito sa pagitan ng mga taong magkakaugnay ng mga interes ng kaso, at mayroon ding mga kinakailangang kapangyarihan upang malutas ang mga problemang lumitaw at magtatag ng mga pakikipagsosyo.

Ang ganitong mga pag-uusap ay isang paraan ng propesyonal na komunikasyon, na naglalaman ng lahat ng mga pakinabang na kulang sa komunikasyon sa telepono at pagpapalitan ng nakasulat na impormasyon. Ang katotohanan ay ang komunikasyon sa negosyo:

• isinasagawa sa mga kondisyon ng malapit na pakikipag-ugnayan, kapag posible na tumuon sa isang kausap lamang o sa isang maliit na grupo ng mga tao;
• lumilikha ng mga kundisyon kung saan maaaring maitatag ang mga personal na relasyon;
• nagpapahiwatig ng direktang pakikipag-ugnayan.

Ang pag-uusap sa negosyo ay pangunahing tumutukoy sa oral speech. At ito, kung ihahambing sa nakasulat na anyo, ay may isang bilang ng mga makabuluhang pagkakaiba. Sa panahon ng naturang pag-uusap, nagiging posible na direktang maimpluwensyahan ang kausap o isang grupo ng mga tao. Sa kasong ito, ginagamit ang mga kilos at ekspresyon ng mukha, intonasyon at iba pa. Bukod sa,Ang pakikipag-usap nang harapan ay hindi nag-iiwan ng oras para sa paunang pag-iisip. Iyon ang dahilan kung bakit ang mga kaswal na paraan ng komunikasyon ay kadalasang ginagamit sa isang pag-uusap sa negosyo, gayundin ang ilang mga tampok na pang-istilo at gramatika.

Ginamit bilang batayan ng propesyonal na komunikasyon, ang pag-uusap sa negosyo ay pangunahing nakikilala sa pamamagitan ng lohikal na pagbuo ng pag-iisip. Batay sa umiiral na kasanayan, maaaring pagtalunan na ang mga negosyanteng mahusay sa paggamit ng mga paghatol at konsepto, na nakakakumbinsi na patunayan at gumawa ng mga tamang konklusyon, ay mas mabilis na magtatagumpay kaysa sa mga negosyanteng hindi nagtataglay ng mga kasanayang ito.

Ang propesyonal na pag-uusap ay may sariling sikolohikal na kultura. Ito ay nakasalalay sa kakayahan ng mga kausap na gumawa ng magandang impresyon sa iba, lumikha ng isang palakaibigan na kapaligiran ng pulong, maglapat ng mga espesyal na pamamaraan na nagpoprotekta laban sa mga maling tanong, makinig sa kanilang mga kalaban hanggang sa wakas at, kung kinakailangan, pabulaanan ang kanilang mga argumento, gumamit ng isang diskarteng nagbibigay-daan para sa walang salungat na komunikasyon.

Intercultural Relations

Ngayon, ang mundo ay lalong tinatanggap ng proseso ng globalisasyon. Kaya naman nauuna ang intercultural na propesyonal na komunikasyon. Para sa pagpapatupad nito, kailangan ang mga espesyalista na hindi lamang nakakaalam ng wikang banyaga. Kailangan nilang makabisado ito sa mga tuntunin ng komunikasyon sa negosyo.

Kadalasan ang ganitong mga propesyonal na komunikasyon ay nagaganap sa English. Ito ang pangunahing paraan ng komunikasyon saantas ng interstate.

Ang English sa larangan ng propesyonal na komunikasyon ay isang modernisado at pinasimpleng bersyon ng wikang Ingles sa pangkalahatan. Ito ay nailalarawan sa pamamagitan ng pagkakaroon ng mga karaniwang cliché na parirala, pati na rin ang lahat ng uri ng mga pattern. Kailangang malaman ng isang espesyalista ang mga ito at magamit ang mga ito sa ilang partikular na sitwasyon.

Kung ang isang interpreter ay inimbitahan sa isang business meeting ng isang negosyante, sa propesyonal na komunikasyon ang naturang espesyalista ay hindi magpapatuloy lamang mula sa kanyang karanasan sa buhay at sa pag-uugali na tinatanggap sa kanyang katutubong kultural na kapaligiran. Ang pagsasaalang-alang sa mga kakaibang pag-uugali ng ibang mga tao ay makakatulong upang maiwasan ang mga hindi pagkakaunawaan, pagkakamali at problema sa pag-uusap.

Sa intercultural na propesyonal na komunikasyon, kailangang malaman ang interpersonal na pamantayan ng mga relasyon na tinatanggap sa isang partikular na lipunan. Namely - non-verbal at verbal na mga wika ng komunikasyon. Ang una sa kanila ay kinabibilangan ng iba't ibang mga walang salita na senyales na ipinapadala ng mga kalahok sa komunikasyon sa isa't isa. Madalas nilang ginagawa ito nang hindi sinasadya. Dapat tandaan na ang kaalaman sa di-berbal at pandiwang mga wika sa propesyonal na komunikasyon ng isang intercultural na kalikasan ay ang susi sa isang matagumpay na pagpupulong. Dapat malaman ng isang espesyalista ang timbre ng pagsasalita na pinagtibay ng isang partikular na tao, ang dami ng pagbigkas, intonasyon, ekspresyon ng mukha, postura, atbp. Ang mga pamantayan para sa kanilang paggamit sa panahon ng isang pag-uusap ay maaaring may ilang mga pagkakaiba. Ang isang pangunahing halimbawa ay ang tradisyonal na ngiti sa Amerika. Sa Russia, ito ay itinuturing na hindi tapat at artipisyal. mga Amerikanosa kabaligtaran, naniniwala sila na ang mga Ruso ay masyadong malungkot, bastos at seryoso.

Pagsasanay ng mga espesyalista

Paano nareresolba ang mga problema sa interstate na komunikasyon sa negosyo? Ang matagumpay na negosasyon ay nangangailangan ng pagkakaroon ng mataas na kwalipikadong tagasalin sa larangan ng propesyonal na komunikasyon, na may parehong dalubhasa at pangkalahatang kaalaman sa kultura. Sinasanay ng mga unibersidad sa Russia ang mga naturang espesyalista.

Kasabay nito, aktibong ginagamit ang isang program na tinatawag na "Translator sa larangan ng propesyonal na komunikasyon." Nagbibigay ito ng mga kasanayan upang mabisang makipag-usap sa mga palitan ng negosyo at kultura ngayon.

Mga Pangunahing Pag-andar

Kabilang sa mga tampok ng propesyonal na komunikasyon ay ang medyo kumplikadong sistema nito. Binubuo ito ng maraming antas, na sumasaklaw hindi lamang sa isang partikular na organisasyon, kundi pati na rin sa panlabas na kapaligiran. Isaalang-alang ang mga pangunahing tungkulin ng propesyonal na komunikasyon.

1. Impormasyonal. Ang mga propesyonal na komunikasyon ay idinisenyo upang gampanan ang papel ng isang tiyak na tagapamagitan. Sa tulong nito, nagpapalitan ng mga ideya, desisyon at mensahe sa pagitan ng mga empleyado. Ang function ng impormasyon ng komunikasyon sa negosyo ay kinakailangan upang makamit ang mga layunin ng organisasyon, gayundin upang maalis ang mga problemang lalabas sa prosesong ito.
2. Pagganyak. Ang mga propesyonal na komunikasyon ay nag-aambag sa pagnanais ng mga empleyado na maisagawa ang kanilang mga gawain nang mas mahusay. Ito ang motivational function.propesyonal na komunikasyon. Sa kasong ito, ang pinuno ay gumagamit ng mga paraan tulad ng utos, panghihikayat, mungkahi at kahilingan.
3. Kontrol. Gamit ang hierarchical subordination, ang function na ito ay idinisenyo upang subaybayan ang pag-uugali ng mga empleyado ng kumpanya.
4. Expressive. Sa tulong ng function na ito, ang mga propesyonal na komunikasyon ay nakakatulong sa kasiyahan ng mga panlipunang pangangailangan sa pamamagitan ng pagpapahayag ng mga karanasan at damdamin tungkol sa kung ano ang nangyayari.
5. Komunikatibo. Ang tampok na ito ay napaka tiyak. Sa tulong nito, ang mga karaniwang pagkakamali at problema na lumitaw sa komunikasyon sa negosyo ay natutukoy at nareresolba, at nabubuo ang mga prinsipyo ng pinakamainam na pag-uugali.

Ang mga tungkulin ng mga propesyonal na komunikasyon ay maaari ding isaalang-alang mula sa punto ng view ng pagtiyak sa buhay ng kumpanya sa kabuuan. Sa kasong ito, magaganap ang sumusunod:

1. Regulatory function. Kapag nakikipag-usap, mayroong isang hindi direkta o direktang epekto sa empleyado, na siyang layunin ng pamamahala. Ang ganitong function ay nag-aambag sa organisasyon ng magkasanib na mga aksyon sa koponan, koordinasyon at pag-optimize ng pinuno ng lahat ng mga aksyon na ginawa ng koponan.
2. Social control function. Anuman sa mga pamamaraan ng paglutas ng mga problema ng organisasyon, pati na rin ang mga anyo at prinsipyo ng trabaho nito, ay may binibigkas na normatibong karakter. Ang regulasyon ng lahat ng mga probisyong ito, na nasa mga tagubilin at utos ng pinuno, ay tumutulong upang matiyak ang organisasyon at integridad ng institusyon, pati na rin ang pagkakapare-pareho ng magkasanib na aksyon ng bawat miyembro ng pangkat. Upang mapanatili ang direksyong ito atgamitin ang kanilang panlipunang kontrol na mga propesyonal na komunikasyon.
3. Socialization function. Ito ay isa sa mga pangunahing gawain ng sinumang pinuno. Ang pagpapaandar na ito ay nagpapahintulot sa mga batang empleyado na sumali sa magkasanib na mga aktibidad, na nagsisimulang makabisado ang mga kasanayan at kakayahan sa komunikasyon, natututong mag-navigate sa isang sitwasyon ng komunikasyon, magsalita at makinig. Ang lahat ng ito ay napakahalaga hindi lamang para sa layunin ng interpersonal adaptation, kundi pati na rin para sa pagpapatupad ng mga propesyonal na aktibidad. Kasabay nito, ang mga kabataan ay nagkakaroon ng mapagparaya, interesado at mabait na saloobin sa ibang mga empleyado at ang kakayahang kumilos upang magampanan ang isang kolektibong gawain.
4. Socio-pedagogical. Sa proseso ng mga propesyonal na komunikasyon, mayroong isang proseso ng pagsasanay, edukasyon at pag-unlad ng personalidad ng empleyado habang inililipat ang praktikal na karanasan sa kanya. Salamat sa mga sistematikong contact na lumilitaw sa kurso ng magkasanib na mga aktibidad, ang lahat ng mga kalahok sa komunikasyon ay nakakakuha ng kaalaman tungkol sa kanilang sarili at tungkol sa mga kasosyo, pati na rin tungkol sa mga pinakamahusay na pagpipilian para sa paglutas ng mga gawain na kinakaharap ng koponan. Ang pag-master ng mga praktikal na kasanayan kung minsan ay nagiging posibleng kabayaran para sa ilang empleyado para sa nawawalang propesyonal na kaalaman. At ito ay tinitiyak ng socio-pedagogical function ng mga komunikasyon.

Mga Alituntunin

Ang mga propesyonal na komunikasyon ay nakabatay sa:

1. Interpersonality. Ang ganitong komunikasyon ay nailalarawan sa pamamagitan ng versatility, pagiging bukas ng pakikipag-ugnayan sa pagitan ng mga tao. Ang prinsipyong ito ay batay sa personal na interes sa bawat isa. At ito sa kabilana ang komunikasyon ay nakatuon sa negosyo. Ang ganitong komunikasyon ay tiyak na nagtataglay ng mga katangian ng interpersonal na pakikipag-ugnayan.
2. Purposefulness. Ang prinsipyong ito ng mga propesyonal na komunikasyon ay multi-purpose, dahil ang proseso ng komunikasyon sa negosyo, kasama ang nilalayong pag-load ng impormasyon, ay nagdadala din ng isang pangunahing layunin. Halimbawa, ang isang pinuno, na nagpapaalam sa koponan tungkol sa istatistikal na data na mayroon siya, ay nais na ituro ang mga problemang aspeto ng isang partikular na lugar ng aktibidad. Kasabay nito, malamang, sa antas na walang malay, hinahangad niyang ipakita sa mga naroroon ang kanyang kahusayan sa pagsasalita, talino at katalinuhan.
3. Pagpapatuloy. Ito ay isa pa sa mga prinsipyo ng propesyonal na komunikasyon. Binubuo ito sa katotohanan na, sa pagpasok sa larangan ng pananaw ng ating kasosyo sa negosyo, tayo ay nagiging mga nagsisimula ng patuloy na pakikipag-ugnayan sa kanya. Kasabay nito, ang komunikasyon ay nagaganap hindi lamang sa antas ng pandiwa. Ang kapareha ay patuloy na nakakatanggap ng mga mensahe sa pag-uugali kung saan maaari siyang gumawa ng mga naaangkop na konklusyon.
4. Multidimensionality. Sa kurso ng mga propesyonal na komunikasyon, hindi bababa sa dalawang aspeto ng interpersonal na relasyon ang natanto. Ang una sa mga ito ay ang paglilipat ng impormasyon ng negosyo at ang pagpapanatili ng nilikhang contact. Ang pangalawa ay ang pagsasalin ng isang emosyonal na saloobin sa isang kapareha (maaari itong maging positibo at negatibo).

Propesyonal na etika sa komunikasyon

Ang bawat isa sa mga kalahok sa komunikasyon sa negosyo ay dapat magkaroon ng:

1. Katapatan. Ang pagkakaroon ng ganoong katangian, ang mga tao ay umiiwas sa mga mapanlinlang na gawa at panlilinlang. Gayunpaman, kahit naang mga nag-iisip na ang katapatan ay isang kailangang-kailangan na pamantayan ng pag-uugali sa negosyo, kung minsan ay kailangan pa ring magsinungaling. Sa kasong ito, ang mga tao ay kailangang pumili sa pagitan ng mga alternatibo na hindi nagbibigay-kasiyahan sa kanila. Gayunpaman, dapat palaging sabihin ang katotohanan. Ang pagsisinungaling ay makatwiran lamang kapag pinipili ang mas maliit sa dalawang kasamaan, kapag kinakailangan ng mga pangyayari.
2. Integridad. Ang katangiang ito na likas sa isang tao ay nahahanap ang pagpapahayag nito sa pagkakaisa ng kanyang mga aksyon at paniniwala. Ang disenteng pag-uugali ay ang eksaktong kabaligtaran ng pandaraya at pagkukunwari. Ang gayong tao ay palaging gagawin ang kanyang ipinangako. Halimbawa, ang isang empleyado ay tiyak na tutulong sa kanyang kasamahan sa pagganap ng isang takdang-aralin sa trabaho. Mangyayari ito kahit na hindi ganoon kadali para sa kanya na gawin ito, ngunit nangako siya.
3. Hustisya. Ang katangian ng karakter na ito ay nagpapahiwatig ng kawalan ng pagkiling at kawalang-kinikilingan sa pagtatasa sa ibang tao at sa kanilang mga aksyon.
4. Responsibilidad. Ang tampok na ito ng isang kalahok sa mga relasyon sa negosyo ay makikita sa lawak ng pananagutan niya sa kanyang mga salita, pagsunod sa mga pamantayang moral at pagtupad sa kanyang mga obligasyon.